Okres pandemii istotnie wpłynął na sposób wykonywania pracy. Zdalny tryb pracy stał się standardem w korporacjach oraz wszędzie tam, gdzie obecność pracownika na co dzień nie jest niezbędna (np. programiści, handlowcy, działy marketingu etc.). Praca zdalna lub hybrydowa jest atrakcyjna dla pracowników, którzy mogą oszczędzać czas na dojazdy do biura. Jej zalety dostrzegło również spore grono pracodawców, którzy mogą dzięki temu redukować koszty, na przykład utrzymania przestrzeni biurowej. Ustawodawca uznał, że najwyższy czas uregulować ten tryb świadczenia pracy w przepisach zmieniających Kodeks pracy.
Co to jest praca zdalna?
W świetle nowej regulacji praca zdalna definiowana będzie jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (art. 6718 KP).
Kiedy będzie możliwa praca zdalna według nowych regulacji?
Na podstawie uzgodnień między pracodawcą i pracownikiem, które będą mogły nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę lub później w czasie trwania okresu zatrudnienia. Inicjatorem tych uzgodnień może być każda ze stron.
1) Na wniosek pracownika w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem uwzględnienia wniosku przez pracodawcę.
2) W przypadku pracy zdalnej świadczonej na wniosek pracownika ustawa przewiduje sytuacje, w których pracodawca będzie obowiązany uwzględnić ten wniosek. Dotyczy to m.in.:
- pracownicy w ciąży,
- pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- rodzica dziecka niepełnosprawnego (chyba że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub jej rodzaj).
O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca zobowiązany będzie poinformować pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku.
3) Na polecenie służbowe pracodawcy, przy spełnieniu łącznie następujących warunków:
- polecenie będzie wydane w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej;
- pracownik uprzednio złożył oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej (wydaje się, iż tego typu oświadczenie może stać się częścią akt pracowniczych gromadzonych podczas rekrutacji lub/i zatrudnienia).
Polecenie pracodawcy dotyczące wykonywania pracy zdalnej będzie mogło być przez niego w każdym czasie cofnięte z dwudniowym wyprzedzeniem.
Okazjonalna praca zdalna wykonywana na wniosek pracownika
Po zmianach w Kodeksie pracy każdy pracownik będzie miał prawo wykonywać pracę zdalną (home office) na żądanie (bez wymaganej zgody pracodawcy). Praca zdalna na żądanie pracownika będzie mogła być wykonywana w wymiarze do 24 dni w roku kalendarzowym. Nie będzie mieć do niej zastosowania większość wymogów przewidzianych dla zwykłej pracy zdalnej, a kontrola jej wykonywania będzie się odbywać na zasadach ustalonych z pracownikiem.
Wewnętrzne regulacje pracodawcy dotyczące pracy zdalnej
W myśl nowelizacji zasady wykonywania pracy zdalnej zostaną określone w porozumieniu między pracodawcą a zakładową organizacją lub organizacjami związkowymi, a jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna z.o.z. – między pracodawcą a tymi organizacjami. Nowelizacja przewiduje również szereg reguł, które znajdą zastosowanie, jeśli nie będzie możliwe uzgodnienie porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi albo wtedy, gdy takie organizacje u danego pracodawcy nie działają. Porozumienie, regulamin lub polecenie pracodawcy będą mogły przewidywać również zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej przez pracownika. Kontrola ta nie będzie mogła jednak naruszać prywatności osoby wykonującej pracę zdalnie lub innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych.
Nowe obowiązki pracodawcy w związku wykonywaniem pracy zdalnej
Ważnym z punktu widzenia pracodawcy elementem nowej regulacji będą obowiązki pracodawcy związane ze zdalnym trybem świadczenia pracy. W świetle projektowanych przepisów na pracodawcy będą spoczywać obowiązki polegające na zapewnieniu pracującemu zdalnie pracownikowi materiałów i narzędzi pracy (w tym również urządzeń technicznych), instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy lub pokrycia niezbędnych kosztów z tym związanych. Pracodawcę obciążać mają również koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej (o ile zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie albo poleceniu). W ramach swych powinności pracodawca będzie musiał również zapewnić pracującemu zdalnie pracownikowi niezbędne szkolenia i pomoc techniczną.
Ekwiwalent dla pracownika za używanie własnych materiałów i narzędzi do pracy zdalnej
Ustawodawca dopuszcza również możliwość ustalenia korzystania przez pracownika z materiałów i narzędzi, których nie zapewni pracodawca. W takim przypadku pracownikowi będzie przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Koszty, do pokrywania których zobowiązany jest pracodawca w związku wykonywaniem pracy zdalnej oraz ekwiwalent, o którym mowa wyżej, będą mogły być wypłacane ryczałtem, którego wysokość ma odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu trzeba będzie wziąć pod uwagę m.in. normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.
Kiedy wejdą w życie zmiany dotyczące pracy zdalnej w Kodeksie pracy?
Opisywany projekt ustawy zmierza dużymi krokami do uchwalenia ustawy. Prace w Sejmie właśnie się zakończyły i w dniu 2 grudnia 2022 roku ustawa została przekazana Marszałkowi Senatu oraz Prezydentowi. Przyjmując, iż projekt nie wywołuje istotnych kontrowersji, można założyć, że nowe zasady pracy zdalnej w Kodeksie pracy będą obowiązywać już od początku 2023 roku. Oznacza to, że każdy pracodawca musi przygotować się do nowych obowiązków związanych z nowym trybem pracy.
Z zakresu planowanych zmian wynika, że znacząco zmienią one realia świadczenia pracy. Czy okażą się korzystne dla obu stron stosunku pracy, z pewnością pokaże praktyka ich stosowania. O ostatecznym kształcie omawianej nowelizacji będziemy Państwa informować w kolejnych wpisach.
Jeżeli mają Państwo pytania lub wątpliwości dotyczące omawianych zmian przepisów, zapraszamy do kontaktu.
